Zásady ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je PODPORA.Info s.r.o., IČO 28545389, se sídlem Branislavova 1419/9, 266 01 Beroun, zapsaná u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 149309.

Kontakt: e-mail podpora@aioffice.cz, datová schránka mxetuwi.

• Údaje o účtu — jméno a příjmení, e-mail, telefon a vazba na firmu či účetní jednotku (název, IČO). Hesla ukládáme výhradně v podobě bezpečného otisku (bcrypt); otisk vzniká už ve vašem prohlížeči či aplikaci a heslo v čitelné podobě k nám nikdy nedorazí.
• Účetní obsah — doklady, faktury a účtenky, které do platformy nahrajete (PDF, fotografie nebo e-mail), e-mailové a datové zprávy ve schránkách, jejichž zpracování pro klienty zajišťujeme, a údaje z bankovních výpisů (částka, variabilní symbol, název protistrany) kvůli párování plateb. Tento obsah zpracováváme výhradně kvůli poskytování sjednaných služeb.
• Provozní záznamy — IP adresa, typ prohlížeče či zařízení, čas a druh provedené akce a identifikátor přihlášení. Slouží k zabezpečení platformy a auditu.
• Mobilní zařízení — po přihlášení v aplikaci registrujeme token zařízení pro doručování notifikací; při odhlášení ho rušíme. Aplikace nesbírá polohu ani reklamní identifikátory.

• Plnění smlouvy — vedení účetnictví a zpracování dokladů, provoz webové i mobilní aplikace, komunikace s podporou.
• Oprávněný zájem — zabezpečení platformy, ochrana před zneužitím a auditní záznamy.
• Právní povinnost — vedení účetnictví a daňové evidence.

Osobní údaje neprodáváme, nevyužíváme k reklamě a nepředáváme je třetím stranám nad rámec uvedený v těchto zásadách.

S provozem platformy nám pomáhají poskytovatelé, kteří mohou přijít do styku s omezeným okruhem údajů:

• Cloudflare — ochrana webu a přihlášení (Turnstile, CDN); zpracovává technické údaje o připojení.
• Apple a Google — distribuce mobilní aplikace (App Store, Google Play) a doručování push notifikací (APNs, FCM); doručení notifikací zprostředkovává služba Expo.
• Poskytovatelé serverové infrastruktury, na jejichž serverech platformu provozujeme; přílohy a soubory leží v našem vlastním úložišti.
• Banky — z výpisů, které do platformy importujete, čteme údaje o platbách kvůli párování s doklady.
• Účetní software POHODA (STORMWARE) — doklady a skladové pohyby se předávají na pokyn klienta do jeho vlastního účetnictví.

Zpracovatelům předáváme jen údaje nezbytné pro danou službu.

Součástí platformy je AI rozpoznávání a vytěžování dokladů: nahraný doklad AI přečte a připraví z něj návrh zápisu, který následně kontroluje člověk. AI přistupuje pouze k obsahu, který do platformy sami vložíte. Využíváme především vlastní AI infrastrukturu; u vybraných funkcí předáváme nezbytný obsah externím poskytovatelům AI služeb, a to jen v rozsahu potřebném pro provedení dané úlohy.

Údaje uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu nezbytnou k vypořádání práv a povinností z něj plynoucích. Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy. Provozní a bezpečnostní záznamy uchováváme po omezenou dobu přiměřenou jejich účelu a poté je mažeme nebo anonymizujeme.

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu či výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.

Žádosti vyřizujeme na kontaktech uvedených výše. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.gov.cz).

Webová i mobilní aplikace používají pouze technické prostředky nezbytné pro přihlášení a bezpečnost. Nepoužíváme reklamní ani analytické cookies třetích stran.

Mobilní aplikace AI Office je určena klientům správce a komunikuje výhradně s naším rozhraním. Přihlášení chrání služba Cloudflare Turnstile. Aplikace neobsahuje reklamu, nesleduje polohu, nečte kontakty a nepoužívá reklamní ani analytické identifikátory třetích stran. K fotoaparátu a fotkám přistupuje jen na vaši žádost při nahrávání dokladu; fotografie se přenášejí šifrovaně a ukládají v našem úložišti.

Zásady můžeme aktualizovat, například při změně rozsahu služeb. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce; datum účinnosti je uvedeno v záhlaví.